Como otimizar o patrocínio de eventos, maximizar o ROI e gerar leads?

O patrocínio de eventos de referência no setor é por norma uma excelente aposta para qualquer empresa e em concreto para as de Tecnologias de Informação, dado que o ritmo de evolução é particularmente notável e os seus profissionais sentem ainda maior necessidade de se manter atualizados, interagir com os pares e aprender com os melhores. Além de serem um espaço privilegiado de absorção de conhecimento, os eventos oferecem às empresas oportunidades únicas de networking, posicionamento como autoridade na área, promoção da marca e geração de leads.

Aqui estão algumas dicas para otimizar o patrocínio de eventos e retirar o máximo partido do investimento efetuado:

Defina o orçamento

Para garantir o controlo dos custos e alocar eficientemente cada verba para as diferentes ações que o patrocínio de eventos pressupõe, tenha previamente um orçamento bem definido e cumpra-o. Do valor do próprio patrocínio aos diferentes materiais e ações associadas, negoceie da melhor forma possível para obter o máximo valor de cada euro.

Escolha os eventos certos

Os orçamentos nunca são ilimitados e por isso é preciso ser muito criterioso. Faça uma pesquisa profunda, peça opinião e selecione aqueles que melhor se alinham com os objetivos de negócio e público-alvo. Considere o tamanho, a audiência, o tema e a reputação do evento antes de comprometer os seus recursos.

Estabeleça objetivos claros

Defina metas específicas, mensuráveis e realistas, como número de contactos, leads qualificados, negócios efetivados, potenciais parcerias, etc, ajudando a orientar as suas atividades antes, durante e após o evento.

Prepare-se com antecedência

Em primeiro lugar, defina que equipa estará envolvida e com quem poderá contar durante as várias fases. Prepare os materiais de marketing, como pop-ups/roll-ups, brochuras, brindes, dispositivos e equipamentos para apresentações/vídeos e alguma ativação de marca para dinamizar o espaço. Note que o patrocínio de eventos normalmente tem associado o acesso à lista de inscritos (com a devida conformidade com o RGPS). Analise os participantes, oradores e outros patrocinadores para identificar previamente possíveis clientes, leads e parceiros a abordar.

Faça uma check-list

Para que nada falhe, crie uma checklist com tudo (absolutamente tudo) o que é preciso fazer antes, durante e após o evento, incluindo o quê, o como, o quando, o quem e com que custo.

Use e abuse das redes sociais

Aproveite as redes sociais antes, durante e após o evento para aumentar a visibilidade e potenciar a presença da sua empresa. Partilhe atualizações, fotos e vídeos, e ligue-se com outros participantes usando hashtags relevantes.

Informe e convide a sua rede de contactos

Além das redes sociais, coloque informação no seu website e aproveite o email marketing para informar o público-alvo relativamente à presença da sua empresa e convidá-lo a inscrever-se. No caso de eventos pagos, a organização tem muitas vezes preços especiais para os convidados dos patrocinadores e até mesmo alguns lugares gratuitos. Aproveite para fazer uma “ação de charme” junto de alguns contactos. Se a sua empresa tem Newsletter, é mais um canal para potenciar o patrocínio de eventos no antes e depois.

Maximize a visibilidade da marca

Aproveite ao máximo as oportunidades de visibilidade oferecidas pelo patrocínio de eventos. Normalmente o organizador inclui nos pacotes a colocação do logotipo em todos os materiais promocionais, desde os convites aos banners, sites, sinalética, apresentações e placards no próprio local, etc. Quanto mais visível for a sua marca, maior será o impacto do seu patrocínio.

Destaque a sua presença

Invista num stand ou espaço de exposição apelativo que destaque a sua marca e oferta, de preferência posicionado num local com forte passagem e aglomeração de pessoas. Defina que mobiliário, audiovisuais e design precisa. Certifique-se de que a sua equipa está bem treinada e pronta para interagir com os participantes de forma proativa, e que têm o que precisam para facilitar o trabalho.

Partilhe conteúdo de valor

Além de falar com os participantes e promover os seus produtos e serviços na área de exposição, tente integrar também a agenda do evento com uma sessão mais focada em conteúdo educativo. Aqui o objetivo é posicionar como autoridade na área e demonstrar as competências existentes.

Organize iniciativas paralelas

O patrocínio de eventos envolve muitas vezes também a possibilidade de realizar iniciativas paralelas, como happy hours, demonstrações e reuniões one-to-one ou one-to-few, pequenos-almoços ou almoços. São uma boa forma de se conectar de forma mais pessoal com os participantes e criam oportunidades adicionais para networking e geração de leads.

Capte leads de forma eficaz

Utilize tecnologias e aplicações de recolha de leads para guardar fácil e rapidamente as informações dos participantes interessados ​​nos seus produtos ou serviços.

Crie ofertas especiais

Disponibilize ofertas especiais ou descontos exclusivos para os participantes do evento como forma de incentivar a conversão.

Considere referral programs

Se aplicável, incentive os leads gerados durante o evento a indicarem os seus colegas ou contatos que também possam beneficiar da sua solução. Ofereça recompensas ou benefícios para leads que encaminharem novos clientes.

Faça follow-up oportuno e personalizado

Certifique-se de fazer follow-up personalizado logo após o evento e manter relação com os leads, integrando-os nas plataformas de marketing/vendas existentes na sua empresa para passarem a receber as suas comunicações. Veja também toda a lista de participantes providenciada pelo organizador e contacte os que fizerem sentido. Agradeça o interesse e a visita ao seu espaço, disponibilize mais informações sobre os seus produtos ou serviços, envie conteúdo relacionado com os tópicos do evento e que o posicione como expert (white papers, casos de sucesso, artigos, etc), e/ou tente agendar uma reunião ou demonstração se apropriado. Tudo isto de forma contextual (tendo por base o que sabe de cada lead e não mensagens massificadas iguais para todos) e tendo sempre em atenção a conformidade com o RGPD.

Nutra os leads

Mesmo os leads que não estão no timing da compra, é importante manter os seus contactos nas plataformas para futura nutrição consoante os seus interesses, por exemplo através de uma série de e-mails automatizados e bem segmentados que forneçam conteúdo relevante e educativo ao longo do tempo e incentivem à evolução no funil de vendas. Além dos resultados mais imediatos, o patrocínio de eventos pode trazer também excelentes resultados futuros e para tal é preciso continuar a relacionar-se com os contactos gerados.

Organize futuros webinars e workshops

Com base na avaliação do evento enviada normalmente pelo organizador, pode aproveitar esses insights para verificar quais os principais tópicos de interesse dos participantes e organizar webinars/workshops relacionados.

Analise e ajuste

Após o evento, avalie o desempenho em relação aos seus objetivos e identifique áreas de melhoria. Analise os leads gerados e o retorno sobre o investimento para determinar a eficácia da sua participação.

O que é o ROI de um evento e como se calcula?

O retorno sobre o investimento (ROI) de um evento é uma medida que avalia a eficácia financeira e o sucesso geral do evento em relação aos recursos investidos. Em termos simples, o ROI calcula o valor gerado em comparação com os custos incorridos.

Para calcular o ROI de um evento, subtrai-se os custos totais dos benefícios obtidos e, em seguida, divide-se esse número pelo custo total do evento.

Os “benefícios” podem incluir receitas diretas (como vendas de produtos ou serviços originados durante o evento) e benefícios indiretos (como leads gerados, aumento da notoriedade da marca, conexões feitas, etc.).

Já tem a sua agenda definida para este ano? Conte connosco para tirar o máximo valor do patrocínio de eventos na sua empresa!