Elaborar e distribuir comunicados de imprensa de forma eficaz
Antes de decidir avançar com a elaboração de um comunicado de imprensa, é necessário analisar e responder às seguintes questões:
- Estão os comunicados a ser enviados só quando fazem sentido?
- A informação é nova, atual e relevante?
- O comunicado é a melhor forma de transmitir essa informação? Ou é preferível um artigo ou entrevista?
- A notícia tem interesse para o público-alvo? De que meios de comunicação social?
Esta análise permitirá aferir a pertinência da elaboração do comunicado de imprensa, evitando a sua banalização, o seu envio massificado e o posterior desinteresse dos jornalistas e respetivos meios de comunicação social. Na área das Tecnologias de Informação, essa análise é ainda mais fundamental, uma vez que acresce o desafio de tornar a linguagem tecnológica em algo apetecível e com valor acrescentado para os meios e para os seus leitores.
O comunicado de imprensa passo-a-passo
- A4 com no máximo duas páginas e que dê para selecionar o texto
- Identificação (logótipo da empresa)
- Título
- Sumário da informação mais relevante
- Local e data
- Corpo da Notícia com links para mais detalhes, sempre que aplicável
- Informação sobre a empresa
- Notas (fontes alternativas à notícia, etc)
- Contactos
- Imagens/fotos ilustrativas
Utilizar Linguagem Jornalística
Para redigir bons comunicados de imprensa com o objetivo de comunicar de forma eficiente com os media, é necessário ter em atenção as seguintes diretrizes:
- Lead – Divulgação de um facto novo, seguido das circunstâncias, dos motivos e consequências. Ser sempre completo através da resposta às questões: O quê? Quando? Onde? Quem? Porquê? Como?
- A informação contida em cada parágrafo deve valer por si só, não dependendo do parágrafo anterior, nem do seguinte
- Utilizar um estilo simples, com frases curtas e palavras objetivas
- Não escrever na primeira pessoa, mas sim na terceira
- Não escrever em estilo publicitário
- Organizar a informação em função dos meios destinatários, aproximando a informação disponibilizada às características editoriais do meio
A distribuição do comunicado
Chegada a altura de enviar o comunicado de imprensa aos meios de comunicação social, é necessário ter em atenção o seguinte:
O Momento
- Avaliar a escolha do momento de divulgação, em função das características dos meios
- Evitar o envio à sexta-feira, fim de semana e segunda-feira de manhã
A seleção dos meios
- Avaliar a temática do comunicado e perceber em que meios melhor se encaixa: agências de notícias, TV, Rádio, diários e semanários económicos e/ou generalistas, meios regionais, blogs, meios especializados (Tecnologias de Informação, Recursos Humanos, etc)
- Conhecer o posicionamento editorial do meio e do jornalista, sabendo quem escreve o quê e que abordagem pode utilizar
- Manter os contatos dos jornalistas atualizados (nome, email, telefone, função, meio de comunicação social)
- Evitar o envio massificado de comunicados de imprensa (enviar tudo para todos), privilegiando o contacto com jornalistas selecionados previamente
Depois do envio
- Estar totalmente disponível para completar a informação enviada e auxiliar os jornalistas nos pedidos de contactos e esclarecimentos
- Evitar telefonar aos jornalistas para confirmar a receção do comunicado, e sim fazer um follow-up que destaca a pertinência da informação enviada com base em factos, demonstrar total disponibilidade para enviar dados adicionais, esclarecer alguma dúvida ou encetar alguma conversa com a empresa, via email, telefone ou presencialmente
- Monitorizar os resultados através do serviço de clipping
A boa aceitação do comunicado de imprensa depende em grande medida do seu título e sumário. Através de um título apelativo é possível agarrar a atenção do jornalista; já o sumário tem como função destacar o “sumo” do comunicado e “convencer” o jornalista a continuar a ler o seu conteúdo. No entanto, além da boa redação e distribuição do comunicado de imprensa, é imprescindível encarar as relações com os media como um processo contínuo, ou seja, manter um contacto regular, de forma a criar-se confiança e compreensão mútua.
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