Empresas em Home Office em tempos de pandemia 😎

Declarada a pandemia mundial, seguiram-se dias ou até mesmo semanas, desafiantes. Milhares de empresas que sempre trabalharam presencialmente, viram-se obrigadas a passar dezenas ou até centenas de trabalhadores para o regime de home office em tempos de pandemia. Também nessa altura, ferramentas que até à data eram usadas em reuniões pontuais, entraram no dia a dia de todos os que passaram a usar a sala de estar, o quarto ou até a cozinha, como escritório. 

Fruto das suas características, o setor das Tecnologias de Informação pôde, em grande parte, continuar a exercer as suas funções profissionais transformando e preparando, ainda mais, as organizações para a transformação digital, em regime de home office em tempos de pandemia.

Ainda que, o setor das Tecnologias de Informação reunisse todas as condições de infraestrutura, equipamentos e métodos do trabalho para que os seus trabalhadores pudessem trabalhar a partir de qualquer lado, também ele teve de se reinventar e adaptar-se a novas formas de trabalho. 

Fruto do nosso know-how, contacto diário e experiência com este setor tão específico, na OUTMarketing, contactámos com algumas empresas, para saber de que modo se prepararam e adaptaram a este regime. Reunimos tudo em 7 dicas que partilhamos aqui: 

Manual de boas práticas em home office

Para muitas das empresas que se vêm pela primeira vez com todos os colaboradores a trabalhar a partir de casa, comece por definir um “Manual de Boas-Práticas”. Sim, já todos lemos artigos na internet de boas-práticas a ter em conta ao trabalhar a partir de casa, mas defina internamente, quais são as orientações que quer passar para os seus colaboradores: ao nível da postura, rotinas, horários, entre outros. Assim, garante que estão todos a trabalhar em direção ao mesmo rumo com uniformização.

Posicionamento e postura da empresa

Vivemos tempos sem precedentes. Portanto, é normal que todos se sintam sem rumo. Assim, é importante que a sua empresa defina qual o posicionamento e postura perante esta pandemia mundial e, acima de tudo, comunique qual é a posição adota aos seus colaboradores e o que é que esperado deles neste momento. A comunicação e a transparência são elementos fulcrais nos tempos que vivemos. 

Levar equipamentos para terem condições e ficarem confortáveis

Estamos todos habituados a chegar ao escritório e a termos o nosso espaço, o computador, aquele rato especial que pedimos ao IT, estacionário, uma cadeira adaptada ou a recordação daquele prémio que ganhámos. De um dia para o outro, vermo-nos sem isso, pode ter mais impacto do que o previsto. Assim, porque não permitir que os seus colaboradores levem alguns desses equipamentos com eles? O computador (óbvio!), o teclado, o rato…ou até a cadeira! Lembre-se que nem todos podem ter o ambiente propício para trabalhar em casa, logo, tudo é importante para continuarem a remar para o mesmo lado. 

Incentivar que as equipas mantenham interações online através de ferramentas de videoconferência e chat

Quem não gosta de falar com o colega que está à nossa frente? Ou, quantas vezes não nos levantamos e vamos tirar uma dúvida com o nosso chefe de equipa? São ações tão rotineiras que nem nos damos conta, certo? Então, incentive a sua equipa a usar as Tecnologias de Informação que temos acesso, para interagir com os colegas de equipa. São várias as ferramentas de videoconferência e chat que temos ao nosso dispor! Dê orientações às equipas e autonomia para que se reúnem diariamente, semanalmente ou mensalmente, consoante a sua dinâmica e necessidade de interagir uns com os outros. Promova igualmente reuniões descontraídas para fomentar a união e comunicação entre todos. Que tal um happy hour semanal?  

Distanciamento Social não significa abolir a comunicação

Para muitas empresas todas as ações de Marketing já são feitas com base nos canais digitais que dispomos atualmente. Mas, sabemos que muitas ainda usam apenas a metodologia outbound para comunicar. Para essas, sugerimos que aproveitem o momento para explorar o Inbound Marketing. Tem um blog? Porque não usá-lo como canal de partilha do seu know-how no setor das Tecnologias? Ou, por exemplo, tirar da gaveta aquele Whitepaper e divulgá-lo para a sua Base de Dados, por email marketing? Mais do que tudo, o distanciamento social não significa que não comuniquemos, apenas mudamos a abordagem: criatividade e adaptação, são as palavras de ordem. 

Equipa Comercial e de Suporte ao Cliente digital

Da mesma forma que deve adotar o Marketing Digital, também as Vendas e o Suporte ao Cliente, devem ser totalmente adaptados ao novo contexto. Por muito que as vendas vivam do contacto presencial, metodologias como o Inside Sales, onde são usadas ferramentas digitais (email, telefone, videoconferência), devem entrar na ordem do dia. Acreditamos que este pode ser um desafio, portanto, aposte na formação das suas equipas e promova a interação entre os vários comerciais. Uma vez mais, a comunicação é essencial. Tanto para a equipa comercial, como para a equipa de suporte, implemente reuniões curtas e incisivas. Ser mais produtivo e eficaz, não significa que as reuniões duram 2h, afinal, esse tempo, pode ser usado para continuar centrado no seu Cliente! 

Agora que já partilhamos algumas dicas mais práticas, alertamos para duas que foram uma constante ao longo do post: (1) as pessoas são o asset mais importante nas organizações e, (2) as empresas de Tecnologia de Informação não são nenhuma exceção. Assim, coloque-as no centro de tudo – o respeito pelas pessoas é fundamental. Aqui é essencial a função do Departamento de Recursos Humanos, assessorado pelos softwares adequados.  Permita-lhes que tenham em casa todas as condições para que continuem a dedicar-se à sua empresa: seja ao nível de equipamentos, seja os acessos ao software da vossa empresa.

Quando falamos em pessoas, não podemos deixar de falar nos seus Clientes. Mais do que nunca, é importante atender às suas necessidades, balizar as expectativas e trabalharem ambas as partes para um objetivo comum: ultrapassarmos juntos este momento de adversidade, afinal Home Office em tempos de pandemia, não tem de significar o distanciamento tão alertado nos últimos anos. .