Como desenvolver um plano de Comunicação Interna de sucesso em 7 passos

Tão importante quanto desenvolver iniciativas de marketing para impactar os clientes/potenciais clientes, é a comunicação interna, cujo alvo é o ativo mais importante de qualquer empresa e sem o qual nada faz sentido – as suas pessoas. Equipas motivadas, informadas, comprometidas, realizadas e felizes fazem toda a diferença e devem ser promovidas ações que potenciem tudo isto, especialmente num setor como o tecnológico em que o talento é escasso e continuamente aliciado pela concorrência. Mas como desenvolver um plano de comunicação interna de sucesso?

Nunca é demais salientar que a comunicação interna ajuda a reter e a manter as pessoas envolvidas e alinhadas com os objetivos, missão, cultura e propósito da sua organização. Cuidando do bem-estar, reconhecendo, valorizando, capacitando e interagindo de forma transparente, consistente, próxima, genuína e empática através de diversos canais e formatos pode transformar um colaborador num verdadeiro embaixador – esteja ele a trabalhar em modo remoto, presencial ou híbrido (convidamos também a ler o nosso artigo sobre Employer Branding!).

Por onde começar? Através de um plano de comunicação interna bem estruturado! Neste artigo apresentamos um guia para facilitar a sua criação.

Passo 1: Avaliar a situação atual

Tudo deve começar por analisar muito bem o que existe para depois perceber o que deve ser mantido, melhorado, eliminado e adicionado. Para tal é preciso recolher dados/histórico, compreender as necessidades e preferências dos colaboradores, avaliar as mensagens e ações atuais, e identificar pontos fortes e fracos. Com base nisto, é possível desenvolver um plano de comunicação interna eficaz, alinhado com as metas estratégicas da empresa e capaz de promover um ambiente de trabalho mais coeso e produtivo. Considere os seguintes pontos:

• Feedback dos colaboradores: Realize inquéritos ou entrevistas para compreender as perceções e as preocupações da equipa.
• Análise dos canais existentes: Avalie os canais de comunicação que já utiliza e a sua eficácia.
• Deteção de problemas: Identifique problemas recorrentes ou falhas na comunicação atual.

Passo 2: Conhecer perfeitamente o público-alvo

As personas não são apenas úteis para a comunicação externa. Há que definir também as suas personas internas, ou seja, o que determinados grupos de colaboradores têm em comum em termos de características socio-demográficas, interesses, desafios e objetivos e, claro, como a sua empresa os endereça. Isto será a base para uma estratégia de sucesso. Segmentar o público de forma precisa permite criar mensagens personalizadas e relevantes, já que além das iniciativas comuns a todos, diferentes grupos dentro da empresa têm necessidades distintas e exigem abordagens distintas.

Passo 3: Definir objetivos claros

Onde quer chegar? Esta parte envolve o alinhamento com a estratégia organizacional, a utilização da estrutura SMART (os objetivos devem ser “Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Time-bound”), identificação de áreas de foco, estabelecimento de KPIs (Key Performance Indicators), priorização, execução e revisão contínua. Alguns exemplos incluem:

• Melhorar a Transparência: Garantir que todos têm acesso às informações necessárias.
• Aumentar o compromisso: Fomentar uma cultura de participação e colaboração.
• Facilitar a mudança: Preparar a organização para mudanças ou novas iniciativas.

Passo 4: Escolher os canais de comunicação, calendarizar, definir budget e responsáveis

Para tal, considere as preferências dos colaboradores, a natureza da mensagem e a cultura da organização. Aqui estão alguns exemplos:

• E-mail: Ideal para comunicações formais e anúncios importantes.
• Newsletters: Agregar as novidades mais relevantes e envie de forma periódica.
• Intranet: Excelente para disponibilizar recursos e informações de forma centralizada e acessível 24/7.
• Aplicações de mensagens instantâneas: Ferramentas como o Slack ou Microsoft Teams facilitam a comunicação rápida e informal.
• Reuniões e Eventos/Team Building: Para discutir temas importantes com maior detalhe, permitir a interação direta, fomentar a criação de laços entre os diferentes membros da equipa, reconhecer e celebrar conquistas, etc.
• Comunidades: Providenciar espaços que pessoas com os mesmos interesses possam usar para partilhar experiências e conhecimentos, crescer e organizar iniciativas próprias.
• Canais de Onboarding: Garantir o devido acolhimento e boas-vindas aos novos colaboradores com comunicações especificamente criadas para o efeito, sessões online e presenciais, e a entrega de tudo o que precisam para o bom desempenho da sua função e relação com os colegas.

Calendarize e especifique as diferentes ações ao longo do ano de acordo com o orçamento disponível e atribua responsáveis para garantir a sua materialização.

Passo 5: Desenvolver a mensagem

A forma como a mensagem é desenvolvida é tão importante quanto o conteúdo. Considere:

• Clareza e voncisão: Seja claro e direto para evitar mal-entendidos.
• Tom e estilo: Adeque o tom ao público-alvo (formal, informal, motivacional, etc.), garanta uma formatação cuidada e use elementos visuais.
• Consistência: Mantenha a consistência na mensagem para fortalecer a credibilidade.

Passo 6: Monitorizar e avaliar

Como saber se está no bom caminho? A recolha de dados, análise dos números-chave e obtenção de feedback revelam-se cruciais. Algumas métricas úteis incluem:

• Taxa de abertura e cliques em e-mails: Para avaliar o compromisso com as comunicações enviadas por e-mail.
• Participação em reuniões e eventos: Número de participantes e o respetivo nível de interação.
• Feedback dos colaboradores: Através de inquéritos regulares para obter opiniões e sugestões.
• Análise de acessos à Intranet: Para verificar que recursos e funcionalidades estão a ser mais utilizados e ajustar conforme necessário.

Passo 7: Rever e ajustar continuamente

Ao adotar uma abordagem sistemática e focada na melhoria contínua, as organizações podem garantir que a sua comunicação interna é eficaz, alinhada com os objetivos estratégicos e capaz de promover um ambiente de trabalho apaixonante onde todos se sentem cuidados e podem prosperar.

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